Pentru angajați, procesul de procesare a deconturilor de cheltuieli nu e totdeauna cunoscut sau clar. Echipele financiare primesc frecvent deconturile cu erori de completare iar aprobările și procesările necesită mult efort manual. Cea mai bună soluție pentru ambele categorii de participanți la proces este automatizarea. Nici cea mai bună politică de cheltuieli nu poate preveni ca deconturile să rămână o mică bătaie de cap. Dar gestionarea cu succes a procesului cu o aplicație, poate face lucrurile mult mai puțin dureroase.
Cuprins
1. Dificultăți in urmărirea rambursărilor cheltuielilor angajaților
Pentru majoritatea companiilor, partea dificila nu este definirea tipurilor de cheltuieli pentru care pot solicita angajații rambursare. Acestea sunt în mare parte categorii clasice (cheltuieli de călătorie, transport, cazare, protocol cu clienții, etc.) ale companiei, iar angajații își vor putea folosi în mare parte simțul practic pentru a le identifica.
Partea mai grea – atât pentru angajați cât și pentru companie în ansamblu – este să rămână în controlul acestor costuri.
Pentru angajat
Este dificil pentru angajați din câteva motive:
- Modul în care aceștia plătesc la locul de muncă este diferit de modul în care plătesc în viața privată
- Costurile pot fi mici și neregulate și, prin urmare, ușor de uitat
- Angajații trebuie să înțeleagă modul corect de raportare a cheltuielilor și, mai ales, ce tipuri de documente sunt necesare
În general, cea mai mare problemă este că procesul nu este totdeauna bine formalizat si comunicat si majoritatea angajaților nu il cunosc.
Pentru companie
În acest caz, vorbim despre echipa din financiar. Ei sunt cei care trebuie să se ocupe de fiecare cerere de cheltuieli ale angajatului.
Pentru ei, problemele sunt mai de impact:
- Deconturile de cheltuieli sunt adesea incomplete și pline de erori
- Deconturile pot ajunge oricând în timpul lunii sau trimestrului, iar angajații se așteaptă să fie rambursați prompt
- Procesarea deconturilor necesită mult efort cu introducerea manuală a datelor, ceea ce este și mai agravant atunci când există erori
2. Soluție
Pentru a depăși aceste provocări, trebuie făcute schimbări. Și cea mai bună modalitate de a îmbunătăți procesarea deconturilor de cheltuieli atât pentru angajați, cât și pentru echipele financiare este automatizarea.
Aceasta abordare debutează cu un instrument bun de gestionare a cheltuielilor pentru a ajuta angajații să facă solicitări. Cele mai multe dintre acestea încep cu o aplicație mobilă care ghidează angajatul pe parcursul procesului. Exista cerințe obligatorii pentru a se asigura că nu lipsesc informații.
Angajatul poate pur și simplu să facă o fotografie a chitanței lor. Nu trebuie să-și scotocească prin portofel o dată pe lună și să încerce să-și amintească pentru ce a fost fiecare plată. Ceea ce este excelent.
Dar beneficiul major al acestor sisteme este impactul lor asupra echipelor financiare. În primul rând, nu mai sunt introduceri manuale de date. Angajatul a completat deja toate informațiile.
Managerul cat si responsabilii din financiar pot verifica rapid decontul angajatului, si apoi aproba pentru plată (sau respinge). Acest proces durează câteva secunde
Nu este nevoie să căutați prin căsuța de e-mail și să deschideți atașamente
Chitanțe sunt atașate digital decontului
Deconturile aprobate sunt apoi trimise pentru plată si înregistrare aplicațiilor de contabilitate.
Este alarmant sa te gândești la numărul de ore petrecute in procese manuale. Probabil că procesarea deconturilor de cheltuieli îi costă deja pe angajați cat și pe echipa financiară timp prețios, pur și simplu pentru că procesul curent este incomod.
3. Deconturile simplificate cu Oraroo
Din păcate, nici cea mai bună politică de cheltuieli nu poate împiedica ca deconturile să rămână un pic de bătaie de cap – pentru departamentul financiar este o povară administrativă mare, în timp ce angajații trebuie adesea să aștepte mult timp pentru a fi rambursați.
Dar gestionarea cu succes a procesului poate face lucrurile mult mai puțin dureroase.
Am creat in Oraroo instrumente speciale pentru a gestiona întregul proces de deconturi pentru angajați si echipele financiare. Angajații pot crea un decont, pot primi aprobarea managerului și pot trimite solicitarea completă echipei financiare în câteva secunde.
O data ce o cheltuiala a fost facuta, angajatul o poate fotografia cu telefonul mobil si incarca in „galeria” proprie de cheltuieli din Oraroo in vederea includerii lor in deconturi.
La un moment dat ulterior, cu acces de la calculator, angajatul poate adaugă informații cheltuielii fotografiate. De exemplu, angajatul selectează tipul de cheltuiala din lista derulanta de cheltuieli predefinite.
La întoarcerea din deplasarea in interes de servici, angajatul decide sa realizeze decontul de cheltuieli corespunzător. In Oraroo, creează un decont si selectează cheltuielile ce fac parte din acesta. Apoi inițiază fluxul de aprobare al decontului.
Managerul angajatului este notificat si identifica in lista de sarcini solicitarea de aprobare decont. Acesta poate vizualiza decontul si toate cheltuielile asociate si decide aprobarea lui.
4. Avantajul Oraroo
Dincolo de aspectele generale legate de procesarea deconturilor in orice firma, sunt cele legate de refacturarea (cel puțin a unei parți) cheltuielilor către clienți, in firmele de servicii.
Abordarea integrata a aspectelor operaționale de proiect cu cele comerciale oferă foarte buna trasabilitate cheltuielilor pe proiect si la nivelul contractelor.
Oraroo permite refacturarea cheltuielilor pe proiect. Se apasă butonul „Refacturare” , se selectează manual cheltuielile ce urmează sa fie refacturate si se creează factura.
Aceasta urmează apoi fluxul de revizuire. Factura realizata se poate vizualiza in detalii contract.
Despre Oraroo
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimina riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide si digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale si uneste intr-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Incercati gratuit Oraroo sau versiunea demo
