Cunoașterea costurilor reale și a profitabilității fiecărui proiect este cheia pentru luarea deciziilor optime si creșterea profitului. Sunt necesare o evidență bine organizată a cheltuielilor pe proiecte si integrarea costurilor indirecte in proiecte. O abordare integrata a proiectelor, cu cheltuielile de proiect si cu costurile interne cu angajații, permite urmărirea profitabilității pe proiect. Integrarea facturării permite evidenta si refacturarea cheltuielilor de proiect pe contracte.
Cuprins
1. Ce sunt cheltuielile de proiect ?
Știi care dintre cele mai recente proiecte a generat cel mai mare profit după cheltuieli? Stii că fiecare proiect nu numai că a generat venituri, dar și-a acoperit și partea din cheltuielile generale?
O evidență clară și bine organizată a cheltuielilor pe proiecte este esentială cand doresti să iti conduci afacerea către vânzări mai profitabile și să eviți greșelile costisitoare. Cunoașterea costurilor reale și a profitabilității fiecărui proiect este cheia pentru luarea deciziilor optime si cresterea profitului.
Cheltuileile de proiect includ toate cheltuielile care trebuie acoperite în timp ce echipa dvs. lucrează la proiect. De exemplu, cheltuielile de calatorie ale unui inginer din echipa realizate pentru un anume proiect.
Dar fiecare proiect trebuie să acopere și o parte din chirie, utilități, salariile personalului din functiile suport, abonamente software, costuri de marketing și alte cheltuieli curente. Aceste costuri trebuie luate in calcul in urmărirea cheltuielilor reale legate de proiecte. Asa vei avea informațiile necesare pentru a conduce afacerea cu succes.
Este necesar un sistem de urmărire potrivit care:
- să țina evidenta cheltuielilor facturabile care trebuie facturate unui client
- să evidentieze când un proiect tinde să depășească bugetul
În plus, când știi care proiecte aduc cel mai mare profit, vei ști să-ți concentrezi eforturile de vânzări pentru a maximiza potențialul afacerii tale în viitor.
2.1 Cheltuieli directe ale proiectului
Aceasta este cea mai evidentă categorie de cheltuieli pentru proiect. Acestea se realizeaza numai pentru un proiect.
De exemplu, poate fi necesar să călătoriți pentru a vă întâlni cu clientul, să cumpărați un software special sau să angajați o resursa externa pentru a realiza proiectul.
Unele costuri directe ale proiectului pot fi transferate clientului drept cheltuieli, în timp ce altele sunt incluse în prețul serviciului.
2.2 Costuri indirecte ale proiectului
Costurile directe ale proiectelor sunt destul de simple de identificat. Costurile indirecte, sunt costuri care nu sunt legate de un anumit proiect, dar trebuie plătite.
Acestea sunt uneori trecute cu vederea atunci când o afacere stabilește tarife sau creează oferte pentru proiecte. Acest lucru poate duce la vânzări neprofitabile sau chiar pierderi neașteptate.
Exemple de costuri indirecte includ: chirie, utilități, papetărie, salariile personalului suport, onorarii profesionale (contabil, avocat), publicitate și promovare, licențe software, etc.
Aceste costuri nu sunt asociate direct cu un proiect, dar trebuie plătite din veniturile proiectului.
Dacă afacerea ta realizează în medie două proiecte pe lună, fiecare proiect trebuie să-și acopere propriile cheltuieli directe, plus cel puțin jumătate din costurile indirecte ale conducerii afacerii tale pentru luna respectiva.
Pentru a acoperi aceste costuri din veniturile proiectelor este necesara o modalitate de alocare a lor la nivel de proiect si considerarea lor in pretul de vanzare al proiectelor.
3. Abordarea Oraroo
Oraroo pune la dispoziție funcționalități de încărcare a cheltuielilor in format electronic, împreuna cu detalii precum categorie, tip cheltuiala, descriere/motivație, valoare, etc.
Urmează apoi selecția cheltuielilor parte dintr-un decont si trimiterea lui pe fluxul intern de aprobare. Funcționalitatea este valabila pentru gestiunea fluxurilor de deconturi pentru toate scopurile companiei.
Pentru cheltuielile directe de legate de proiecte in Oraroo se pot selecta la nivel de decont (si la nivel de cheltuiala daca este necesar) proiectul, clientul si chiar si contractul la care se refera respectivele cheltuieli din decont.
Cheltuielile o data încărcate in Oraroo, acestea se pot fi vizualizate la nivel de proiect individual.
Pentru reflectarea costurilor indirecte in profitabilitatea proiectelor, Oraroo pune la dispoziție posibilitatea înregistrării unei cost orar la nivelul fiecărei resurse (angajat/extern). Costul respectiv reprezintă costul efectiv plătit pentru o resursa externa. Pentru angajați peste costurile salariale se obișnuiește sa se adauge o cota parte din cheltuielile administrative ale firmei.
Oraroo permite menținerea unui istoric al acestor costuri si perioadelor când acestea sunt valabile. Este util in contextul unei anumite dinamicitate in timp a salariilor cat si costurilor administrative.
Valorile introduse sunt luate in calculul costurilor pe proiect, in funcție de timpul lucrat. Împreuna cu cheltuielile directe, aceste costuri se aduna la nivelul proiectului si oferă viziunea consolidata asupra profitabilității proiectului.
Rezultatele calculelor de profitabilitate pot fi vizualizate si comparativ cu celelalte proiecte, in cadrul unui tablou de bord interactiv.
Oraroo permite refacturarea cheltuielilor pe proiect. Se apasă butonul „refacturare” , se selectează manual cheltuielile ce urmează sa fie refacturate si se creează factura.
Aceasta urmează apoi fluxul de revizuire. Factura realizata se poate vizualiza in detalii contract.
Despre Oraroo
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimina riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide si digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale si uneste intr-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Incercati gratuit Oraroo sau versiunea demo
