Foile de calcul sunt foarte ușor de utilizat și flexibile. Dar companiile tind să împingă foile de calcul dincolo de limitele lor. Și acestea devin prea dificil de gestionat. O platforma online specializata aduce procese bazate pe bune practici, actualizate cu modificarile legislative si o singura versiune a „adevarului”. De asemenea, faciliteaza lucrul colaborativ al echipelor si reduce efortul cu intretinerea datelor. Este solutia pentru afacerile care sunt gata sa creasca si au nevoie de automatizare.
1. De ce ne plac foile de calcul ?
Foile de calcul sunt foarte ușor de utilizat și flexibile. Acestea sunt punctele lor forte.
Sunt, de asemenea, ieftine de implementat și ușor de utilizat. Iar utilizatorii non-IT pot implementa cu ușurință funcții simple de gestionare a afacerii.
Vedem chiar multe startup-uri „software” în stadiu incipient care își încep idea folosind o foaie de calcul. Este o modalitate excelentă de a începe și a funcționa. Poate ajuta la validarea ideii startup-ului înainte de a se angaja in constructia efectiva de software.
Dar companiile tind să împingă foile de calcul dincolo de limitele lor. Și acestea devin rapid prea dificil de gestionat.
2.1 Lucrul colaborativ este nepractic
Exemplul clasic este cel cu doi utilizatori deschizand aceeasi foaie de calcul si efectuand modificari asupra ei. O foaie de calcul este cel mai adesea proiectata sa fie actualizata de un singur utilizator la un moment de timp. Care va transfera primul pe disc modificarile ? Seturile de date modificate sunt aceleasi ? Vor fi ele in conflict ?
Poate folositi versiuni online ale foilor de calcul care adreseaza conflictele de date mentionate mai sus? Totusi, pe masura ce foile de calcul online cresc, utilizarea lor devine din ce in ce mai dificila. E din ce in ce mai greu de gasit informatia relevanta in volumul mare de date. Uneori si conexiunea are un rol si timpul de acces creste. Dar, ce se intampla daca cineva sterge fisierul partajat online ?
Utilizarea unei foi de calcul pentru a gestiona un proces care are mai puțin de cinci utilizatori este cel mai probabil fezabiă, dar numai pentru procese simple și atunci când există un volum mic de date de intretinut. Peste acest nivel, fie ca complexitate, fie ca număr de utilizatori, devine problematic.
Ce riscuri apar ?
- Conflict de date
- Duplicare de timp si efort
- Costuri cu mentenanta sau interventia unui specialist IT, chiar si pentru cerinte simple de date
Ce avantaje aduce o platforma online specializata ?
- Mai multi utilizatori pot intretine simultan datele, cu trasabilitate a modificarilor
- Controale informatice ce preintampina suprascrierea accidentala a datelor
- Gestiune corecta a proceselor de complexitate mai ridicata si numar mare de utilizatori
2.2 Lipsa unei singure surse de adevar
Foile de calcul pot fi legate la depozitele centrale de date, dar cel mai adesea nu sunt.
Experiența ne spune că se ajunge sa existe multiple copii ale datelor, adesea manipulate independent de persoane diferite. De aici rezultă si că implementarea și designul foilor de calcul devin foarte „personale”. Uneri foarte multe informatii ajung in campuri „free text”. Alteori, datele manipulate pot avea in fapt semnificatii diferite de la utilizator la utilizator si foaie de calcul.
Ce riscuri apar?
- Duplicarea eforturilor
- Nicio sursă a “adevărului”
- Campuri „free text” greu de utilizat pentru analize de date
- Decizii greșite luate pe date inexacte
Ce avantaje aduce o platforma online specializata ?
- Baza de date unică si eliminarea duplicatelor
- singura sursa a adevarului la nivel de companie
- Decizii profitabile luate pe date corecte si cu aceeasi semnificatie la nivelul companiei
2.3 Intretinerea foilor de calcul devine rapid o mare bataie de cap
Foile de calcul care au o utilizare de bază sunt fie complet izolate, fie create și utilizate de o singură persoană. Dacă sunt folosite de mai multe persoane pe o perioadă lungă de timp, acestea tind să aibă mai multi autori.
Afacerile evolueaza, procesele se schimba. Legislatia se schimba. Din cand in cand este nevoie de modificari.
Daca autorul original al foii de calcul nu mai este prezent, este extrem de dificil de a realiza modificari sau a mentine functionala foaia de calcul.
Modificarile aduse de către diferite persoane de-a lungul timpului implică abordări, definiții, descrieri și formule neunitare. Acestea pot genera inconsistente la nivelul datelor, facand rezultatele greu de utilizat sau reconciliat.
Nu in ultimul rand, introducerea manuala de date si multiple operatiuni copy-paste pot genera eorori. Unele erori sunt evidente. Altele nu sunt deloc evidente si tocmai acestea care scap sunt cele mai periculoase intrucat pot fi replicate mai departe si in alte foi de calcul.
Ce riscuri apar?
- Existenta mai multor autori (si moduri de a privi semnificatia informatiei) face datele greu de utilizat si reconciliat
- Absenta autorilor initiali face intretinerea foilor de calcul foarte dificila
- Erorile pot usor sa se strecoare si sa se replice
Ce avantaje aduce o platforma online specializata ?
- Proiectare unica folosind procese bazate pe bune practici si actualizate cu modificarile legislative
- Eliminarea erorilor de date prin verificari date in ecranele aplicatiei cat si logica unitara de process
- Access la date pe baza drepturilor de access (citire/modificare)
2.4 Mai sunt si alte motive pentru care foile de calcul esueaza
- Uneori este necesar ca si clientii sa interactioneze cu informatiile din foile de calcul – e nevoie de mecanisme de acces la date
- Alteori procesul deservit are nevoie de date din alte surse – exemplu date din alte sisteme sau chiar externe (accesibile prin API). Desi este posibil si in foile de calcul, este complex si dificil de operat si intretinut
- Adesea utilizatorii din procesele deservite doresc sau au nevoie de acces de oriunde, poate chiar si inclusiv si pe mobil
- Afacerea e gata sa creasca si foile de calcul incep sa mearga din ce in ce mai greu
Toate acestea sunt motive pentru care companiile isi muta procesele de afaceri in platforme online specializate.
3. Abordarea Oraroo
Oraroo este o platforma online specilizata disponibila in cloud (SaaS), ce implementeaza procese bazate pe bune practici si actualizate cu legislatia, pentru cresterea eficientei si profitabilitatii firmelor de consulanta si outsourcing.
Prin implementarea Oraroo, se obtine o singura sursa a adevarului in ce priveste operatiunile, aspectele comerciale cat si aspectele de admininistrare resurse umane. Pe baza acestor date se pot lua deciziile corecte, atat de necesare cresterii afacerii.
Despre Oraroo
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimina riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide si digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale si uneste intr-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Incercati gratuit Oraroo sau versiunea demo
