Deconturile de cheltuieli sunt considerate, in general, aspecte pur legate de contabilitate. Atunci insa când fluxul de procesare a deconturilor în companie este dificil, implică formulare pe hârtie cu multe reguli neclare sau produc adesea o mare bătaie de cap angajaților, acesta devine un subiect de resurse umane. Dacă influențează moralul și scad productivitatea, trebuie sa conteze pentru HR. Și dacă creaza probleme financiare pentru angajați, cu siguranță sunt o problemă de resurse umane.
1. Procesul de gestiune a deconturilor
Deconturile de cheltuieli sunt in general considerate aspecte pur legate de contabilitate. CFO-ul creaza procesul si stabileste regulile, pe care angajatii trebuie sa le urmeze.
Atunci când fluxul de procesare a deconturilor în companie este dificil, implică formulare pe hârtie cu o mulțime de reguli neclare, sau, în general, produc o mare bătaie de cap angajaților, acesta devine un subiect de resurse umane.
1.1 Creaza munca administrativa pentru angajati
Adaugarea unei cheltuieli la decont poate dura intre 2 si 5 minute. Acest timp se multiplica cu fiecare cheltuiala adaugata. Aprobarea de catre manager poate dura si ea intre 2 si 5 minute. Verificarea de conformitate (cu politica interna sau cu regulile fiscale sau contabilitate) in financiar a decontului poate sa dureze 10 minute. Se poate estima ca intregul proces poate consuma minim 20 minute pe decont la nivel de firma.
1.2 Necesita munca neplacuta pentru angajati si productivitate scazuta
Pentru angajati si manageri este un proces plictisitor, obositor si anost. Chiar daca cei din echipa financiar/contabilitate creaza in general politica si procesul de cheltuieli, nici ei nu se bucura de ele. Mai ales intr-o perioada de inchidere perioada (luna, an) cand se asigura de ca deconturile contin toate chitantele sau repara diverse erori.
Fiind o munca neplacuta pentru toti actorii din proces, este greu de crezut ca se desfasoara cu cea mai mare productivitate.
1.3 Poate crea tensiuni intre echipe
Deconturile implica actori multipli: solicitantul (angajatul), aprobatorul (managerul) si procesatorul (financiar/contabilitate). Pentru ca decontul sa parcurga intregul lant este nevoie de email-uri cu toti actorii si uneori chiar si in format hartie.
Uneori politicile nu sunt clare sau insuficent intelese de solicitanti. Toate schimburile necesita comunicare clara si empatie pentru a duce procesul la bun sfarsit. Adesea insa duce la dicutii in contradictoriu si neintelegeri
1.4 Creaza presiune financiara pe unii colegi
Pentru cazurile in care avem de-a face cu cheltuilei ocazionale si de valori mici, problema este mult atenuata. Pentru rolurile in care insa acestea sunt frecvente si de valori mari (spre exemplu angajati care calatoresc aproape saptamanal) realizarea de cheltuili din propriile fonduri poate, cel putin, crea sentimentul de instabilitate financiara. Pot aparea situatii cand se acumuleaza deconturi nerambursate sau rambursate in perioade de timp lungi. Iin acest caz avem cazuri de adeverata presiune financiara asupra angajatilor.
Daca ar fi sa sumarizam, in cel mai bun caz, procesul de gestiune a deconturilor creaza munca suplimentara cu munca administrativa – neproductiva si ineficienta, ceea ce de multe ori poate insemna stres. In alte cazuri poate crea tensiuni intre colegi. In alte cazuri poate crea reale presiuni financiare asupra angajatilor.
De aceea, stabilirea unor procese inteligente de deconturi este mai mult decât un simplu obiectiv al echipei financiare – ar trebui să fie și unul de resurse umane. Iată de ce îmbunătățirea managementului cheltuielilor angajaților ar trebui să fie un obiectiv de resurse umane.
2. Cum imbunatatesc managementul cheltuielilor angajatilor ?
Implementarea optima ar considera nevoile tuturor actorilor, cat si o serie de (bune) practici, precum realizarea deconturilor in forma digitala si utilizarea telefoanelor mobile.
2.1 Considerarea nevoilor tuturor actorilor
Un proces corect adreseaza nevoile fiecarui actor
Solicitant (Angajat) – Cheltuielile / Deconturile Mele
- Importa documente justificative
- Creaza si trimite un decont
- Urmareste situatia rambursării
Aprobatorul (Manager) – Cheltuielile / Deconturile Echipei Mele
- Avertizare când este trimis un nou decont ale celor din echipa mea
- Valideaza sau respinge raportul de cheltuieli / decontul
- Face angajații conștienți de responsabilitățile lor
Procesator (Financiar-Contabilitate) – Analiza
- Vizualizeaza deconturile ompaniei
- Vizualizeaza cheltuielile unui anumit angajat sau grup de angajați / echipe
- Filtreaza cheltuielile după categorie
2.2 Eliminarea realizarii deconturilor pe hartie
Majoritatea problemelor administrative provin din faptul că unele companii se bazează (în continuare) pe hârtie. Și într-adevăr, singurul motiv pentru care se fac asa este că așa au fost întotdeauna făcute deconturile.
Gândește-te la micii pașii de parcurs în fiecare cerere:
- Angajații trebuie să găsească, să imprime și să completeze un șablon de raport de cheltuieli.
- De asemenea, trebuie să scaneze și să trimită aceste documente – împreună cu chitanțele pe hârtie – sau să le plaseze fizic în sistemul de evidență. (Ceea ce este nepractic în timpul lucrului de la distanță …).
- Apoi, finanțele trebuie să introducă aceleași date în propriile sisteme.
- Dacă ceva este incorect sau lipsește, întregul proces se repetă. Și informațiile sunt incorecte sau lipsesc tot timpul.
Realizarea unui decont este destul de neplacuta. Dar dacă procesezi zeci sau sute într-o lună, hârtia este un obstacol serios.
Dacă vă concentrați pe a ajuta echipele să se simtă fericite și respectate la locul de muncă, îmbunătățirile operaționale fac o mare diferență. Deci reducerea documentelor pe hartie este o mare realizare in acest sens. Și tehnologia face acest lucru ușor.
2.3 Utilizarea telefonului mobil pentru cheltuieli
Procesul bazat pe hartii poate fi inlocuit cu usurinta cu unul digital. Aceleasi informatii se pot introduce, inclusiv chitantele / documentele justificative utilizand un software pe telefonul mobil. Mai rapid si cu mai putine erori.
În loc să aștepte până la sfârșitul lunii pentru a introduce chitantele, angajații le pot face de la fața locului. În momentul în care fac o achiziție, pur și simplu o înregistrează în aplicație și fac o fotografie a chitanței lor. Și apoi nu trebuie să-și mai facă griji ulterior pentru asta.
Aceasta abordare aduce mai multe beneficii:
- Este mai probabil ca informațiile să fie corecte, iar aplicația ghideaza angajatii prin pașii procesului
- angajatii încarcă chitanța imediat, înainte ca aceasta să se piardă sau să se deterioreze
- fiecare introducere de cheltuiala dureaza putin
- Decontul este complet digital
In acest fel reduceți stresul administrativ pentru fiecare actor implicat. Și ai o companie mai eficientă, ca bonus.
2.4 Alte imbunatatiri de proces
Rambursarea mai devreme a cheltuielilor facute de angajati este posibila datorita introducerii cheltuielilor chiar imediat dupa momentul realizarii lor. Deconturile se pot face mai frecvent si implicit si rambursarile. Aceasta este un subiect pentru care HR-ul trebuie sa faca foarte clare asteptarile catre echipa financiar contabila. Iar aceasta trebuie sa gasesca solutii de automatizare a platilor pentru a permite efectuarea acestor rambursari frecvente.
Tot responsabilii HR trebuie sa fie catalistul care incurajeaza echipele financiar-contabile sa gaseasca solutii prin care cheltuielile sa se realizeze cat mai putin si doar ocazional din banii angajatilor. Asta ar putea insmena utilizarea pe scara mai larga a cardurilor de companie sau a facturilor platite direct de companie.
3. Procesele interne inadecvate trebuie să conteze pentru HR
Echipele moderne de HR au multe resoponsabilitati. Dar indiferent dacă se concentreaza pe condițiile de lucru la distanță, beneficii, progresul în carieră sau doar plata oamenilor la timp, misiunea de bază este aceeași: să mențina membrii echipei fericiți și împliniți la locul de muncă.
Ceea ce revine la teza de bază a acestui articol: procesele inadecvate (proaste) sunt o problemă de resurse umane. Dacă influențează moralul și scad productivitatea, ele reprezintă o problemă de resurse umane. Și dacă creaza probleme financiare pentru angajați, cu siguranță sunt o problemă de resurse umane.
Despre Oraroo
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimina riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide si digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale si uneste intr-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Incercati gratuit Oraroo sau versiunea demo
