Dosarul angajatului contine toate informatiile legate de viata profesionala a acestuia in firma ta. În dosarul fizic e mai greu să găsești datele de care ai nevoie. În schimb, în format electronic poți oricând să faci o cautare și să ai rezultatul imediat. Informațiile sunt deja în sistem, iar tu ai acces la ele oricând, de oriunde, foarte ușor, sigur și rapid. Abordarea integrata face ca dosarul sa fie mereu actualizat cu noi documente generate in fluxurile HR. Mai putin de lucru pentru tine!
Ce prevede legea?
Pentru fiecare angajat al companiei responsabilul de resurse umane întocmește un dosar ce conține un set de documente esențiale. Este o obligație legală, stabilită prin HG 905/2017.
Angajatorul are obligația să păstreze documentele din acest dosar în siguranță și actualizate. Legea spune că dosarul salariatului se păstrează în formă fizică la sediul angajatorului. Acesta trebuie actualizat constant cu documentele ce atestă orice modificare în viața profesională a angajatului in compania ta. Dosarul va fi pus la dispoziția inspectorilor ITM oricând se solicită, Similar, va fi pus la dispozitia angajaților, atunci când au nevoie de copii.
Dosarul documentează, practic, viața profesionala a angajatului în firma ta. Orice act care are legătură cu angajatul trebuie să se regăsească în acest dosar. Întocmit în forma cerută de lege, dosarul trebuie să conțină documentele specifice următoarelor 4 categorii:
- Actele necesare angajării: copii ale actelor de identitate, ale celor de studii, inclusiv ale certificatelor de participare la cursurile de instruire sau perfecţionare, avizul medicului de medicina muncii.
- Contractul individual de muncă însoţit de oferta de angajare, fişa postului și raportul de evaluare conform criteriilor stabilite.
- Actele adiţionale privind încheierea, executarea, suspendarea, modificarea şi încetarea contractului individual de muncă.
- Alte documente: cererile angajatului de efectuare a zilelor de concediu (de odihnă sau fără plată), declaraţia pe propria răspundere privind persoanele aflate în întreţinere pentru acordarea deducerii personale.
Toate documentele și informațiile din dosarul de angajat trebuie protejate și tratate cu respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.
Conținutul actelor din dosarul angajatului îți sunt utile și în situații de zi cu zi, în rezolvarea unor situații ce privesc angajații. De exemplu, certificarea adresei de domiciliu cu copia după cartea de identitate este utilă pentru orice corespondență către salariat. De asemenea, cererile de concedii sau certificatele de concediu medical sunt importante în calculele salariale.
Dosarul de angajat în platforma Oraroo
Prin introducerea datelor din dosarul angajatului în platformă, Oraroo facilitează accesul la informațiile din el. În dosarul fizic e mai greu să găsești datele de care ai nevoie. În schimb, în format electronic, poți oricând să faci o cautare și să ai rezultatul imediat. Informațiile sunt deja în sistem, iar tu ai acces la ele oricând, de oriunde, foarte ușor, sigur și rapid.
Oraroo oferă posibilitatea înregistrării și accesării electronice a acestui dosar. Să ai toate informațiile despre un angajat vizibile într-un singur loc face activitatea ta, ca responsabil de Resurse umane, mult mai ușoară. Actele ce compun dosarul se pot încărca în secțiunea Documente atașate.
Accesul la aceste informații se face din ecranul Angajați. Acesta oferă un tablou complet al datelor acelui salariat de la data începerii contractului. Se regăsesc informatii precum numărul și tipul Contractului Individual de Muncă, numărul zilelor de concediu și programul de lucru.
În plus, tot aici se pot accesa și informațiile personale legate de acel angajat. Adesea acestea sunt datele din actul de identitate, studiile, datele de contact, datele bancare etc.
Informațiile despre programul de lucru sunt un exemplu de date din contractul de munca ce fac parte din dosarul de angajat. Acestea completează secțiunea Program de lucru din Detalii angajat. Prin integrarea cu funcționalitatea de pontaje pe proiect, face posibil calculul de capacitate disponibilă pentru fiecare angajat.
Avantajele Oraroo
- Întreținerea și actualizarea documentelor din Dosarul de angajat
Platforma Oraroo oferă posibilitatea generării unui flux prin care un angajat poate trimite o solicitare de actualizare a informațiilor. În acest fel, dosarul este constant conform cu realitatea.
De exemplu, atunci când un salariat își schimbă cartea de identitate, poate declanșa un flux în platformă cu solicitarea de modificare a datelor. Responsabilul HR aprobă modificarea și dosarul este, astfel, la zi, fără întârzieri.
- Integrarea cu fluxurile HR din platformă
În ecranul Detaliile angajatului se salvează și orice document, care este generat în fluxul de solicitări din platformă. Acest lucru se intampla automat, parte din executia fluxurilor HR.
De exemplu, o cerere de concediu solicitată de un angajat în fluxul de acțiuni HR din Oraroo, va genera automat un document care se salvează direct în dosarul angajatului.
- Toate datele angajatului centralizate intr-un singur loc
Datele din documentele ce constituie dosarul de angajat pot fi folosite în generarea diferitelor cereri, adeverințe, documente. Unele date pot fi folosite de alte funcționalități Oraroo sau puse la dispoziție către sistemele cu care se integrează Oraroo.
De exemplu, pentru a realiza adeverința de angajare unui salariat ai nevoie de anumite date din dosarul lui. În ecranul Generează document poți face asta foarte ușor, pentru că se preiau automat detaliile din informațiile despre salariat direct din dosarul electronic.
Un alt exemplu, datele bancare ale unui angajat nu sunt utilizate de alte functionalitati ale platformei, dar sunt puse la dispoziție pentru realizarea plății salariilor, printr-o secțiune separată, adițională pontajului de salarizare.
Despre Oraroo
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimina riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide si digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale si uneste intr-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Incercati gratuit Oraroo sau versiunea demo
