Nici un sistem nu va ramane totdeauna solutia perfecta. In timp, deficiențele unei soluții incep sa devina aparente. Cand acestea au devenit evidente, atunci este si momentul să analizezi serios o nouă soluție. Clarificarea cerintelor organizatiei tale, evaluarea alternativelor, alegerea unei solutii cat si luarea unei decizii de implementare e un proces ce necesita timp si implicare. In implementare conteaza cum gestionezi schimbarea si migrarea de date, cat si echipa de implementare.
Cum știi că este timpul să inlocuiesti soluția existenta ?
Multe companii probabil au un anumit sistem de resurse umane. Este foarte probabil ca acesta să acopere doar o parte din întreaga gamă de procese de bază de resurse umane.
Procese neacoperite
Pentru procesele neacoperite de un sistem se folosesc email-uri, foi de calcul si diverse chat-uri raspandite prin sistemele de mesagerie instanta. Efortul de a mentine sub control procesele desfasurate sub aceasta forma este mare, constant si sustinut, ceea ce il face in timp de o dimensiune nefezabila.
În aceste cazuri, decizia de implementare este practic deja luată in locul tau.
Procese acoperite
Când inlocuiesti un software insa, situatia este diferita. Deoarece ai deja un sistem în loc și probabil că si funcționează. De aceea, trebuie aflat ce nu funcționează și unde sunt oportunitățile pe care nu le valorifici acum.
În timp, mai ales in companiile in creștere, nevoile se schimbă. Nici un sistem nu va ramane totdeauna solutia perfecta. Și, în timp, deficiențele unei soluții incep sa devina aparente.
Poate unul din semnele cele mai evidente ale potentialelor deficiente este atunci cand angajatii nu folosesc sistemul. Pentru ca probabil sistemul a devenit prea complex sau greoi, efortul de utilizare prea mare si nu mai aduce valoare.
Alte semne pot fi legate de lipsa de actualizari legislative acolo unde este cazul. Spre exemplu, Regulamentul GDPR a introdus o sumedenie de discutii referitoare la teritoriul in care sunt stocate datele. Aplicatii gazduite in afara spatiului UE suscita aranjamente speciale iar angajatii pot avea rezerve cu privire la protectia datelor lor. O stocare a datelor in teritoriul UE ar rezolva usor dificultatea. Lipsa unei solutii o transforma dificultatea intr-o deficienta.
Cand deficientele solutiei existente au devenit evidente, atunci este si momentul să analizezi serios o nouă soluție.
Acum ca stii ce e timpul schimbarii, cum alegi sistemul ?
Cerinte
Primul pas este sa conturezi o analiza cost beneficii specifica organizatiei tale, pentru inlocuirea unui sistem cu altul.
Aceasta implica o colectie vasta de cerinte. Analiza cerintelor pentru evaluarea sistemelor ar trebui sa fie extinsa dincolo de momentul implementarii. Ar trebui avut in vedere si ce cerinte ar exista si intr-o perioada de timp dupa implementare.
De asemenea, este cruciala o ierarhizare a cerintelor dupa prioritati, asa zisele „must” si „nice-to-have”. Un cadru de structurare a prioritatilor ce poate folosit penrtu succesul acestei abordari este MoSCoW.
De abia in acest moment incepi analiza si evaluarea solutiilor disponibile prin primsa cerintelor prioritizate relevant pentru situatia specifica a organizatiei tale.
Ia-ti timp pentru Cerinte si Evaluare
Clarificarea cerintelor organizatiei tale, evaluarea alternativelor si realizarea unei alegeri cat si luarea unei decizii de implementare e un proces ce necesita implicare. Si in primul rand aspectele adresate sun de natura organizatorica cat si relativ la modul de lucru (curent si dupa implementare). De aceea, trebuie alocat si timpul necesar ca perioada de timp cat si o cuanta din timpul de lucru al oamenilor cheie ai organizatiei, parti interesate in implementare/schimbare.
„Personalizarea” in cadrul Evaluarii
In evaluarea sistemelor adesea apare discutia despre personalizare – de a modifica setul de date sau comportamentul implicit al sistemului in cadrul unei functionalitati.
Aceasta se poate transforma intr-o capcana! Flexibilitatea personalizarii creste complexitatea implementarii si necesita oameni in organizatia ta cu o formare avansata in sistemul respectiv pentru a realiza configurarile initiale si a le intretine si evolua in timp.
Exista organizatii care isi permit costul unor astfel de resurse expert si au un model de operare si o cultura matura, prin care sunt obisnuite sa gestioneze si sa imbunatateasca procese ca parte a activitatilor lor zilnice. In acest caz, complexitatea personalizarii este gestionata si se transforma cu adevarat in acel avantaj al flexibilitatii. Si atunci are sens ca sistemul sa se poata adapta la modul de lucru al organizatiei.
Nu am recomanda insa organizatiilor mici, ori celor aflate la inceput de drum, sau care sunt in crestere accelerata sa dea atentie prea mare personalizarii. Ele nu au atins inca modelul optim de operare, mai degraba sunt supuse unor schimbari bruste si uneori poate mai radicale, nu au obiceiul masurarii si imbunatatirii secventiale a proceselor, resursele sunt putine. In acest context, ele beneficiaza mai degraba de eficientizarea provenita din procese gata incapsulate in functionalitatile platformelor si care le permit a isi concentra eforturile si resursele pe cresterea si adaptarea afacerii (si mai putin pe optimizarea fina a functiilor suport). Aici are mai mult sens ca organizatia sa se adapteze la modul de lucru al sistemului.
In acest ultim context este benefic ca furnizorul sistemului ales sa actioneze ca un partener pentru evolutiile din anii viitori. O data cu cristalizarea unor potentiale noi cerinte originate dintr-un model de operare in maturizare, solicitarea organizatiei tale ar putea fi ca acestea sa fie inglobate in procese de tip bune practici, care sa fie ulterior facute disponibile prin platforma. Printr-un astfel de parteneriat ambele parti castiga si organizatia ta are garantia evolutiei sistemului o data cu noile cerinte.
Implementarea
Echipa de implementare
E una sa alegi soluția si cu totul altceva sa o pui in productie. Asistenta echipei de implementarea a furnizorului este un element cheie in succesul si rapiditatea implementarii. Pentru o companie mica durata de implementare poate fi de 2-3 saptamani. Pentru o companie medie sau mare putem avea durate de implementare pana la 6-8 saptamani.
Migrarea de date
Un flux cheie al proiectului de implementare il constituie migrarea de date. Si mult din timpul de implementare se consuma in aceasta arie.
Cel mai adesea apar probleme de calitatea datelor sursa – datele nu sunt complete sau corecte. Acestea necesita actualizari si reactualizari repetate in sistemele sursa sau in foile de calcul in care acestea erau intretinute pana acum.
O alta problema este validarea corectitudinii migrarii datelor in noul sistem, tinta. Cand setul de date este atat de mare incat obiectiv depaseste posibilitatile unei verifcari manuale, este nevoie de realizarea unei abordari sistematice pentru verificari ce poate cuprinde si automatizare. Spre exemplu pentru completitudine – toate datele de la intrare au fost incarcate. Alt exemplu, calitate – realizarea unor totaluri pe diverse seturi de valori de date si comparatii intre rezultate intre sistemele sursa si sistemul tinta, sau/si verificare prin esantionare.
O echipa de implementare competenta si experimentata va proiecta migrarea de date si verificarea ei si o va si personaliza la situatia specifica a organizatiei tale (extract de date din sistemele organizatiei tale, realizarea corespondentei semnificatiei campurilor din sistemele organizatiei tale cu cele din noul software, etc.)
Managementul schimbarii
Indiferent de dimensiunea organizatiei tale, implementarea unui sistem informatic este de fapt o transformare digitala care este in fapt o schimbare de procese , sustinuta de o infrastructura de aplicatii IT. Fiind vorba de o schimbare, ea trebuie gestionata. Un responsabil de schimbare trebuie identificat si imputernicit, iar acesta trebuie sa se comporte ca un proprietar al acestei schimbari. Comunicarea avantajelor, facilitarea proiectarii si implementarii unor procese optime pentru organizatia ta, cat si combaterea rezistentei sunt elementele cheie in responsabilitatea acestui rol.
Si ca sa facem o bucla inapoi catre inceput, responsabilul de schimbare trebuie sa tina aproape si sa urmareasca strict ierarhia prioritatilor pentru cerintele definite la inceput, pentru a putea ghida sau arbitra cand este cazul , pe parcursul implementarii.
Implementarea sistemului nu este un proiect al IT-ului sau HR-ului. Este pentru beneficiul intregii organizatii.
Despre Oraroo
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimina riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide si digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale si uneste intr-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Incercati gratuit Oraroo sau versiunea demo
