O data cu inregistrarea de noi clienti, cat si cresterea adoptiei si utilizarii platformei Oraroo de catre clientii existenti, echipa Oraroo a identificat si alte nevoi de digitalizare si automatizare procese pe care le-a adresat prin extinderea functionalitatilor. Printre acestea enumeram verificare si aprobare efort facturabil inregistrat pe proiecte, grafic de capacitate trecut/viitor, calcul si afisare indicatori de performanta proiect si alte imbuntatiri ale experientei de utilizare.
Luna Mai a adus noi funcționalități in Oraroo!
Oraroo este o platformă menită să fie utilizată de către un volum mare de clienți – întreprinderi in crestere și de talie medie – și, prin urmare, este cât mai versatilă și cât mai generică cu putință astfel încât să satisfacă nevoile unei game atât de vaste de clienți.
În acest scop, ne-am propus să dezvoltăm continuu Platforma Oraroo prin luarea în considerare a noilor nevoi ale clienților noștri.
O data cu inregistrarea de noi clienti, cat si cresterea adoptiei si utilizarii platformei de catre clientii existenti, echipa Oraroo a identificat si alte nevoi de digitalizare si automatizare procese pe care le-a adresat prin extinderea functionalitatilor.
Mai jos iti prezentam noile functionalitati pentru zona de management al operatiunilor.
Functionalitati
- Selectie rapida pentru vizualizare timp lucrat de echipa
- Verificare, aprobare, clarificare efort inregistrat pe proiecte
- Posibilitatea de a inregistra efortul fara alocare pe proiect
- Selectie rapida a proiectelor unde e necesara inregistrarea efortului depus
- Grafic de capacitate, cu perspectiva in trecut si viitor
- Indicatorii de performanta Proiect
Selectie rapida pentru vizualizare timp lucrat de echipa
Ca manager de proiect sau de echipe ai nevoie de vizibilitate asupra efortului depus de colegi pe proiectele tale.
Ecranul Timp Lucrat de Echipa permite vizualizarea timpului lucrat de fiecare membru al echipei, pe proiecte.
Poti determina gradul de completare a foilor de timp lucrat si pe baza filtrelor, poti selecta rapid pentru vizualizare clienti, proiecte, activitati si angajati
Verificare, aprobare, clarificare efort inregistrat pe proiecte
Timpul lucrat se inregistreaza pe proiecte in vederea calcularii costurilor pe proiect. In alte cazuri, aceleasi inregistrari se constituie in baza pentru facturarea serviciilor prestate.
De aceea este important ca acesta sa fie inregistrat corect, conform cu realitatea si in limitele legale.
Pentru a se asigura de acest lucru, managerii de proiect sau echipe verifica si aproba inregistrarile de efort pe proiecte.
Completarea si verificarea timpilor lucrati necesita un efort de coordonare si organizare cu frecventa saptamanala sau lunara.
Uneori termenul pana la care timpii lucrati trebuie aprobati este scurt pentru ca poate influenta procesul de facturare.
Suplimentar exista situatii speciale ce necesita o atentie speciala si clarificari:
- se inregistreaza un efort mai mare decat cel asteptat
- se inregistreaza intregul efort drept ore facturabile, desi o parte sunt nefacturabile
- se inregistreaza efort cu o valoare ce poate genera ore suplimentare
Oraroo ofera un process sistematic de verificare si aporbare timpi lucrati, ce consta in:
- O situatie pe email, saptamanal / lunar, catre managerii directi cu efortul inregistrat de angajati pe proiecte. Managerii vor putea lua actiuni directe din mesaj
- aprobarea inregistrarilor de timp lucrat sau solicitarea de clarificari- Flux de aprobare Foaie Timp Lucrat in Ecranul Timp Lucrat
- Flux de clarificare in caz de disputa – tot din acelasi ecran, managerii directi au de acum posibilitatea de a solicita unui membru al echipei sa clarifice timpul lucrat pentru o anumita zi, daca exista neclaritati asupra unor inregistrari ale efortului adaugate de angajatul respectiv. Angajatul mai departe poate confirma sau corecta respectiva inregistrare
Posibilitatea de a inregistra efortul fara alocare pe proiect
In cadrul organizatiei pot exista cazuri in care membrii echipei tale ofera asistenta la cerere pe diverse proiecte. Acestea nu reprezinta niste actiuni pe termen lung si depind de prioritatile de moment ale clientilor.
In acest context, realizarea alocarilor lor pe proiectele, pe care ei sa ponteze ulterior, ar necesita un efort de gestiune disproportionat.
In Oraroo, ai posibilitatea de a permite angajatilor sa ponteze pe orice proiect existent in platforma.
Aceasta setare se poate efectua individual, pentru fiecare angajat.
Astfel, atunci cand angajatii vor ponta, va fi accesibila intreaga lista de proiecte active, fara ca acestia sa aiba nevoie in prealabil de o asignare pe proiectele existente.
Selectie rapida a proiectelor unde e necesara inregistrarea efortului depus
Angajații companiei pot fi deseori alocati pe mai multe proiecte in cadrul organizatiei, fiind dificil de vizualizat cu exactitate pe ce proiecte si activitati poti ponta la un anumit client.
Asadar, am adaugat posibilitatea angajatilor de a aplica diverse filtre in ecranul “Foaia mea de pontaj” in functie de proiect, clienti sau activitati de proiect.
Angajatii tai pot selecta cu usurinta proiectele pe care au desfasurat activitate si doresc sa inregistreze efortul.
Grafic de capacitate, cu perspectiva in trecut si viitor
Ca manager, in cazul unui proiect nou sau ai nevoie sa afli rapid disponibilitatea colegilor potriviti pentru a-i aloca. Similar in cazul necesitatii inlocuirii unui membru al unui proiect cu altul.
Nu totdeauna ai la dispozitie aceasta informatie. Obtinerea ei necesita interactiuni cu colegii si sefii de proiect, ceea ce reprezinta un efort suplimentar. De asemenea, se desfasoara pe parcursul unei perioade de timp necesara colectarii informatiilor da la toti cei implicati.
Daca alocarile sunt pe termen mai lung (mai mari de 1 luna) Oraroo iti pune la dispozitie in ecranul principal, tab-ul Despre Echipa Ta, Graficul de Capacitate la nivel de echipa prin care se pot identifica membrii echipei cu disponibilitatea suficienta pentru proiect.
Daca alocarile sunt pe termen mai scurt (mai mici de 1 luna) poti identifica membrii echipei cu disponibilitatea necesara din ecranul proiectele mele. Miscand mouse-ul deaspra fiecarui coleg se afiseaza Graficul de Capacitate Individual la nivel de luna sau saptamana.
In Oraroo, Graficul de capacitate reflecta norma de lucru a angajatilor pe baza programului de lucru, planificarea pe proiecte si timpul efectiv lucrat si inregistrat conform planificarii, la nivel de luna, respectiv an. Asadar, managerii vor sti cu exactitate cum sa planifice efortul echipei pe o anumita perioada de timp.
Din acelasi Grafic, managerii pot vizualiza si efortul planicat la momentul curent fata de capacitate la nivel de echipa.
O analiza similara se poate face si pe 12 luni in urma cand se poate vizauliza efortul efectiv înregistrat de echipă pe platformă.
Indicatorii de performanta Proiect
Analiza marjelor de profit a proiectelor poate ajuta companiile sa inteleaga mai multe despre afacerea lor, precum cat de profitabila este munca lor de fapt. Este usor sa iei in considerare doar veniturile din proiecte. Insa, analiza marjelor de profit pe toate proiectele, creeaza o imagine mai cuprinzatoare a veniturilor si a costurilor generale. Se desprinde astfel o imagine mai cuprinzatoare a ceea ce este cu adevarat profitabilitatea afacerii. Profitabilitatea incepe insa, cu profitabilitatea operationala a fiecarui proiect.
Oraroo iti pune la dispozitie o serie de indicatori – efort, venit, cost, profit si profitabilitate la nivel de proiect. Ei se initializeaza la inceputul proiectului cu valorile bugetate. Indicatorii cu valorile curente si respectiv estimate la sfarsitul proiectului se actualizeaza pe baza informatiilor de cost (asociate efortului depus si inregistrat pe proiect de catre membrii echipei).
Astfel, vei avea access rapid la costurile si calculele de profitabilitate, in functie de tipurile de proiect care se desfasoara in cadrul firmei (Pret Fix, Timp & Cheltuieli, Abonament) si poti compara valorile estimate pe parcursul proiectului.
Dupa terminarea proiectului se calculeaza valorile realizate ale indicatorilor, ceea ce permite si o analiza aposteriori a profitabilitatii pe proiect fata de anumite valori reper sau medii sau de bune practice din cadrul firmei.
Ce situatii e posibil sa apara pe proiectele unei firme si cum pot fi abordate acestea?
Atunci cand profitabilitatea este mai mare decat cea bugetata, verificam daca toate foile de timp lucrat de colegi au fost completate la zi
Atunci cand totalul timpului lucrat efectiv de colegi este mai mare decat cel estimat, analizam planificarea pe proiect si timpul inregistrat, este posibil sa existe erori in inregistrarea timpului lucrat, in estimare sau au fost efectuate ore suplimentare
Atunci cand costul realizat este mai mare decat cel bugetat, ar trebui sa luam in considerare o varianta de inlocuire a unui coleg avand costul intern mai mare cu un coleg avand costul intern mai mic
Despre Oraroo
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimina riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide si digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale si uneste intr-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Incercati gratuit Oraroo sau versiunea demo
